Fondarea arhivei
Depozitare arhiva
Distrugere documente
Efecte personale

Fondarea si procesarea arhivei de documente


Orice societate, producatoare de documente, este obligata, conform Legii 16/1996 a Arhivelor Nationale, cu modificarile si completarile ulterioare, sa fondeze Arhiva, conform prevederilor legale in vigoare, sa intocmeasca Nomenclatorul Arhivistic si sa isi pastreze documentele pe perioadele stabilite in cadrul Nomenclatorului, in conditii de deplina siguranta si accesabilitate.

Fiind constienti ca, in lipsa unor actualizari eficiente ale cadrului juridic, putine Societati Comerciale cunosc aceasta obligatie si aplica in confirmitate prevederile legale, Discret Arhivare™ aduce pe piata o oferta menita a ajuta atat Societatile Comerciale cat si institutiile in fondarea arhivei si stocarea ei in conditii conforme cu cerintele legii.

In acest sens, Discret Arhivare™ propune tuturor firmelor si institutiilor servicii adaptate de fondare si management a Arhivei, beneficiind de avantajul unui personal instruit, a dotarilor moderne, precum si a mijloacelor tehnico-tehnologice la standarde ridicate.

Fondarea arhivei
stabilirea apartenentei documentelor la fondul arhivistic al Beneficiarului
apartenenta se stabileste pe baza datelor de inregistrare ale Beneficiarului, a continutului actelor, a stampilei, a rezolutiilor si semnaturilor.

Sortarea documentelor in categorii conform Nomenclatorului Arhivistic
separarea documentelor pe tipuri de documente conform Nomenclatorului Arhivistic
separarea documentelor pe ani
separarea documentelor pe compartimente
aranjarea documentelor cronologic

Indosarierea documentelor
inlaturarea partilor metalice : capse, cleme etc
aranjarea documentelor in teancuri de maxim 250-300 file
aranjarea documentelor in unitatile arhivistice

Legarea dosarelor
formarea unitatilor arhivistice
legarea documentelor in coperti de carton

Numerotarea filelor
numerotarea filelor unitatilor arhivistice in ordine crescatoare de la 1
numerotarea se face cu creion in coltul din drepta sus a fiecarei file

Sigilarea dosarelor
certificarea dosarului prin mentionarea pe o fila alba a numarului de file
aplicarea la sfarsitul dosarului a unui sigiliu de hartie

Etichetarea dosarului cu completarea elementelor de identificare
aplicarea unei etichete pe coperta dosarului pe care sunt trecute informatii cu privire la continutul dosarului

Incarcarea cutiilor si inventarierea acestora
introducerea dosarelor in cutii
inventarierea dosarelor pe baza urmatoarelor elemente: numarul dosarului, anul dosarului si departamentul

Inventariere dosare
intocmirea unui inventar cuprinzand: nr. dosar, anul, nr. cutie, continut, date extreme si departament